Instandhaltung und Instandsetzung

Immobilien sind sehr beständige Anlageobjekte. Allerdings bedarf es hierbei auch Pflege und Arbeit. Dabei spricht man in der Regel von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Worin genau der Unterschied liegt, ist allerdings nicht immer klar. Zudem ist häufig umstritten, wer für die entsprechenden Arbeiten aufkommen muss. Unterliegt der Vermieter alleine der Zahlungspflicht oder können auch Mieter miteinbezogen werden? Wer der Zahlungspflicht unterliegt ist in der Regel davon abhängig, ob es sich um eine Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahme handelt.

In unserem heutigen Artikel gehen wir auf die kleinen aber feinen Unterschiede dieser beiden Aspekte der Objektpflege ein. Dabei haben wir Definitionen für die Begriffe der Instandhaltung, der Instandsetzung, des Instandhaltungsaufwands und des Instandsetzungsaufwands gesammelt, sowie deren mietrechtliche Regelungen. Darüber hinaus grenzen wir den Bereich der Modernisierung ab. Die wichtigsten Erkenntnisse sind wie immer am Ende unseres Artikels noch einmal zusammengefasst für euch.

Instandhaltung und Instandsetzung: Allgemeines rund um das Thema der Objektpflege

In sämtlichen Mietverhältnissen muss sich ein Vermieter früher oder später mit der Instandhaltung und Instandsetzung auseinandersetzen. Dabei geht es in erster Linie darum zu klären, welche Renovierungs- und Sanierungsaspekte Angelegenheit des Mieters bzw. des Nutzers des Mietobjektes sind und welche generelle Sache des Eigentümers sind. Für jede Partei kann diese Thematik hohe Kosten bedeuten, weshalb es vor Abschluss eines Mietverhältnisses grundlegend wichtig ist, dieses Thema ausführlich zu behandeln.

Besonders in Gewerberaummietverträgen stehen Instandhaltungs- und Instandsetzungsaspekte auf der Tagesordnung. Grundsätzlich können die Erhaltungspflichten zwischen Mietern und Vermietern innerhalb von Mietverträgen frei vereinbart werden. Ausgenommen davon sind jedoch in jedem Fall Schäden, die lediglich allgemeine Teile des Hauses betreffen. Handelt es sich bei dem Mietverhältnis um ein Verhältnis, das nach Mietrechtgesetz (MRG) unter den Bereich der Vollanwendung fällt, hat der Vermieter die Kosten in jedem Fall zu tragen. Grundsätzlich muss der Vermieter den Mietgegenstand nach § 1096 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in bedingten Gebrauch halten.

Die Instandhaltung

Unter dem Begriff der Instandhaltung ist die laufende Pflege und Wartung von bereits bestehenden Objekten zu verstehen. Das bedeutet, dass Maßnahmen durchgeführt werden, die zur Erhaltung des aktuellen Zustandes der Immobilie beitragen. Darunter können zum Beispiel kleinere Reparaturarbeiten innerhalb der Wohnung fallen. Für derartige Arbeiten und Kosten muss der Eigentümer alleine aufkommen.​

Eine Pflicht des Vermieters, den Mietgegenstand in dem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten, ist in § 535 Abs. 1 S. 2 BGB festgelegt. Hierzu zählen jegliche Maßnahmen, die notwendig sind, um dem Mieter den vertragsgemäßen Zustand der Mietsache gewährleisten zu können. Für die Definition des vertragsgemäßen Zustandes sind die Verhältnisse bei Vertragsschluss maßgebend. ​

Dabei werden als Erhaltungsmaßnahmen sämtliche Maßnahmen definiert, die die Substanz oder aber den Wert des Gegenstandes erhalten. Als notwendig sind die Maßnahmen dann definiert, wenn sie aus der Perspektive eines „vernünftigen“ Eigentümers zur Erhaltung des Objektes notwendig erscheinen. Hierbei ist ein wirtschaftlicher Maßstab anzulegen. Darunter fallen beispielsweise Wartungsarbeiten. Dies beinhaltet zudem auch eine Verpflichtung des Vermieters dem Mieter eine gefahrenlose Benutzung des Mietobjektes zu gewährleisten. Damit ist die allseits bekannte Verkehrssicherungspflicht des Vermieters gemeint.

Die Instandhaltungspflicht des Vermieters bezieht sich dabei nicht nur auf den abgegrenzten Wohnraum eines Mieters, sondern vielmehr auf alle Grundstücks- und Gebäudeteile, die durch den bzw. die Mieter genutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise Aufzüge oder das Treppenhaus. Je nach Situation kann es dazu kommen, dass der Vermieter dazu verpflichtet ist, den Mietgegenstand im Rahmen der Instandhaltung nachzurüsten, sofern ein gewisser Standard allgemein üblich ist. Das ist aber nur dann gegeben, wenn die Mietsache in einem bereits laufenden Mietverhältnis nicht unerheblich von den neuesten Standards abweicht.

In jedem Fall liegt die Nachrüstungspflicht des Vermieters dann vor, wenn der Mietgegenstand in einem gesundheitsgefährdenden Zustand ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Schadstoff wie Asbest gefunden wird. Allerdings dürfen die anfallenden Kosten für jegliche Instandhaltungsmaßnahmen nicht in einem starken Missverhältnis zu dem Nutzen der Reparatur stehen. ​

Auf der anderen Seite muss auch der Mieter Maßnahmen dulden, die für die Durchführung der Instandhaltung oder auch Instandsetzung des Mietgegenstandes notwendig sind (§ 555a Abs. 1 BGB). Der Vermieter muss diese dem Mieter trotz dessen rechtzeitig im Voraus ankündigen, wenn sie nicht nur unerhebliche Einwirkungen auf die Mietsache hervorrufen oder eine akute Durchführung zwingend notwendig ist (§ 555a Abs. 2 BGB). Etwaige Minderungsrechte des Mieters bleiben jedoch bestehen.

Was ist unter einem Instandhaltungsaufwand zu verstehen?

Von einem Instandhaltungsaufwand spricht man dann, wenn nur unwesentliche Gebäudeteile ausgetauscht werden müssen und es zu keiner wesentlichen Erhöhung des Nutzungswertes oder der Nutzungsdauer kommt. Der Instandhaltungsaufwand liegt beispielsweise beim Streichen der Fassade, bei laufenden Wartungsarbeiten oder bei der Erneuerung von Gebäudeteilen infolge von höherer Gewalt (Sturm- und Hagelschäden).

Die Instandsetzung

Mit Instandhaltung sind vor allem Erhaltungsmaßnahmen gemeint. Dahingegen ist die Instandsetzung als Erstinstallation oder Erneuerung, beispielsweise eines Heizkessels, zu verstehen. Die Kosten werden dabei allerdings auf die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) umgelegt. Der Unterschied zur Instandhaltung besteht vor allem darin, dass die Instandsetzung darauf abzielt eingetretene Schäden an der Mietsache zu beseitigen. Hierunter können ebenfalls Kleinstreparaturen fallen, welche jedoch häufig vertraglich auf den Mieter umgelegt werden. Die Pflicht des Vermieters, den Mietgegenstand Instand zu setzen, ist in § 535 Abs. 1 S. 2 BGB festgelegt.​

In § 538 BGB ist geregelt, dass der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen an der Mietsache nicht zu vertreten hat, sofern diese aus einem vertragsgemäßen Gebrauch resultieren. Wenn Beschädigungen auftreten, die über den Verschleiß hinausgehen, hat der Mieter diese zu vertreten, wenn sie auf Vorsatz oder Fahrlässigkeit beruhen. Die Instandhaltungspflicht des Vermieters entfällt also, wenn der Mieter den aufgetretenen Schaden zu vertreten hat. ​

Kommt es vor, dass die Mietsache zur Gänze zerstört wird, besteht in aller Regel keine Instandsetzungspflicht des Vermieters. Formularmäßig ist es nicht möglich dem Mieter eine Pflicht aufzuerlegen die Mietsache Instand zu setzen oder Instand zu halten (BGH NJW 1989, 2247). Jedoch ist es möglich Schönheitsreparaturen und Kleinreparaturen auf den Mieter zu übertragen. Die angesprochene Duldungspflicht im Rahmen der Instandhaltung, gilt ebenfalls für die Instandsetzung (§ 555a Abs. 1 BGB).

Was ist unter einem Instandsetzungsaufwand zu verstehen?

Maßnahmen im Rahmen des Instandsetzungsaufwand erhöhen den Nutzwert eines Gebäudes bzw. verlängern die Nutzungsdauer erheblich (mehr als 25%). Hierunter fallen beispielsweise der Austausch von Unterböden, der Austausch von Aufzugsanlagen oder der Austausch von Elektro-, Gas-, Wasser-, Sanitär- und Heizungsinstallationen. Werden nur einzelne Einheiten saniert (beispielsweise Wohnungen in einem Wohngebäude), liegt ein Instandhaltungsaufwand vor, vorausgesetzt das der Anteil den die Einheiten am Gebäude ausmachen unter 25% liegt.

Wie werden Instandhaltung und Instandsetzung per Mietrechtgesetz geregelt?

Manche Regelungen in Bezug auf die Instandhaltung und Instandsetzung haben wir bereits in den vorherigen Abschnitten angeführt. Wichtig ist es darüber hinaus noch zu wissen, wie diese beiden Maßnahmen der Objektpflege im Mietrechtgesetz (MRG) geregelt sind. Gemäß § 8 Abs. 1 MRG ist der Mieter zur Wartung und Instandhaltung des Mietgegenstandes und des mitvermieteten Inventars insoweit verpflichtet, als dass weder dem Vermieter noch anderen Mietern ein Schaden entsteht. In diesem Sinne treffen den Mieter alleine sämtliche Kosten dieser Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten. Ebenfalls hat der Mieter einfache Ausbesserungsarbeiten selbst vorzunehmen bzw. zu veranlassen.

Wann muss der Mieter für Reparaturen aufkommen?

Sämtliche Reparaturen die eine Erhaltung und Wartung übersteigen, sind durch den Vermieter zu tragen. Ausgenommen hierbei sind solche Reparaturen, die durch einen nachträglichen Gebrauch durch den Mieter notwendig geworden sind. Damit kann beispielsweise der Austausch eines alten Boilers gemeint sein. Bei kleineren Reparaturen besteht grundsätzlich kein Anspruch des Mieters gegen den Vermieter.​

Kommt es dazu, dass der Vermieter größere Instandsetzungsmaßnahmen nicht zahlen möchte, hat der Mieter die Möglichkeit über den Mietzinsminderungsanspruch des § 1096 BGB Druck auf den Vermieter auszuüben. Bei Wohnungseigentümern sind diese Kosten innerhalb der eigenen vier Wände selbst zu tragen. Handelt es sich bei der anstehenden Reparatur oder Wartung um allgemein genutzte Objekte, verteilen sich die Kosten für den Instandsetzungsaufwand anhand eines Verteilungsschlüssels auf die WEG.

Dies gilt im Rahmen des Wohnungseigentums auch für den Instandsetzungsaufwand. Für diesen wird in der Regel beim Kauf eine Rücklage gebildet oder er wird mit den jährlichen Verwaltungskosten abgegolten. Stehen größere Aufwände an, bspw. der Austausch einer Solaranlage wird notwendig, sind alle Wohnungseigentümer darüber zu informieren. Hierbei muss eine Abstimmung über die Umsetzung der Maßnahme erfolgen. Kommt es zu einer Mehrheitsabstimmung für die Ausführung der Maßnahme, gilt die Verteilung der Instandsetzungsaufwendungen als akzeptiert. Ein Vermieter muss derartige Kosten bereits bei der Miete berücksichtigen und kann sie nicht extra auf den Mieter umlegen.

Wie sind die Instandhaltung und Instandsetzung im Mietvertrag zu regeln?

In Mietverträgen finden sich immer wieder dieselben Formulierungen: „Der Mieter ist dazu verpflichtet, das Objekt in einem guten und gebrauchsfähigen Zustand zu erhalten“ oder „in gutem, von Schäden freien Zustand“. Bei der ersten Formulierung geht es vor allem um das Beheben von ernsten und schwerwiegenden Schäden. Bei der zweiten Formulierung geht es um das Beheben von sämtlichen vorliegenden Schäden und nicht nur um jene, die ein größeres Ausmaß haben.​

Damit eine derartige Verteilung der Verpflichtungen auf die beiden Vertragsparteien reibungslos von Statten gehen kann, sollte dies umfassend und deutlich im Mietvertrag miteinander vereinbart werden. Dabei sollte die Verteilung der Erhaltungsarbeiten und eine Definition des Zustandes, in dem der Mietgegenstand zurückgegeben werden soll, klar geregelt werden.

Wie kann eine Abschreibung bei der Instandhaltung und Instandsetzung erfolgen?

Jegliche Instandsetzungsaufwendungen sind auf zehn Jahre zu verteilen. Für Eigentümer besteht die Möglichkeit den Instandhaltungsaufwand sofort abzusetzen oder aber bei nicht jährlich wiederkehrenden Arbeiten einen Antrag zu stellen, um die Kosten auf zehn Jahre zu verteilen. Zu derartigen Arbeiten zählt beispielsweise der Austausch einer Heizung.

Ist eine Ausgabe nicht direkt absetzbar oder eine Abschreibung über zehn Jahre nicht möglich, handelt es sich in aller Regel um Sonderausgaben. Für Sonderausgaben besteht allgemein eine beitragsmäßige Deckelung. Jährlich können maximal 730 € an Aufwendungen von der Steuerbemessungsgrundlage abgezogen werden. Für Alleinverdiener bzw. Alleinerzieher mit drei Kindern können bis zu 1.825 € in Abzug gebracht werden.

Wie können Mieter Sonderausgaben von der Steuer absetzen?

Auch der Mieter hat die Möglichkeit Sonderausgaben von der Steuer abzusetzen. Dies kann aufgrund einer vorliegenden außergewöhnlichen Belastung steuerlich geltend gemacht werden. Für die angemerkte Belastung müssen drei Kriterien gewährleistet sein. Die Belastung muss außergewöhnlich sein, der Steuerzahler muss zwangsläufig erwachsen sein und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit muss dadurch wesentlich beeinträchtigt worden sein.​

Man kann von einer Beeinträchtigung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sprechen, wenn die Kosten der Schadensbehebung den gesetzlich normierten Selbstbehalt des Geschädigten übersteigen. Der Selbstbehalt ist dabei je nach Einkommen unterschiedlich. Bei einem Einkommen von:

• Maximal 7.300 € = 6 Prozent des Einkommens
• Zwischen 7.300 € und 14.600 € = 8 Prozent des Einkommens
• Zwischen 14.600 € und 36.400 € = 10 Prozent des Einkommens
• Über 36.400 € = 12 Prozent des Einkommens

Zudem vermindert sich der Selbstbehalt für Alleinverdiener oder Alleinerzieher sowie für jedes Kind um je ein Prozent.

Exkurs: Was ist dann unter einer Modernisierung zu verstehen?

Instandhaltung und Instandsetzung schön und gut, aber was ist dann eine Modernisierung? Die Regelungen zu Modernisierungsmaßnahmen sind in den §§ 555b bis 555f des BGB geregelt. In § 555b BGB sind diese Maßnahmen als bauliche Veränderungen definiert durch die beispielsweise Endenergie nachhaltig eingespart wird. Hierbei würde man von einer energetischen Modernisierung sprechen. Nach § 555c BGB muss der Vermieter den Mieter bei Modernisierungsmaßnahmen spätestens drei Monate vor Beginn der Maßnahme in Textform (§ 126b BGB) über die Art der Maßnahme, den voraussichtlichen Umfang, den voraussichtlichen Beginn der Maßnahme, die Dauer und über die zu erwartende Erhöhung des Mietzinses informieren.

Der Grund für das frühe Informieren liegt darin, dass dem Mieter ausreichend Zeit eingeräumt werden soll, damit dieser prüfen kann, ob die Maßnahme geduldet werden muss und ob er von seinem Sonderkündigungsrecht gemäß § 555e BGB Gebrauch machen möchte. Demnach ist der Mieter berechtigt, bis zum Ende des Monats, der auf den Zugang der Mitteilung folgt, außerordentlich zum Ablauf des darauffolgenden Monats zu kündigen. Verpasst der Vermieter die Ankündigung oder beinhaltet das Ankündigungsschreiben erheblich von den tatsächlichen Gegebenheiten abweichende Angaben, muss der Mieter die Maßnahme nicht dulden.

Die Duldungspflicht besteht nach § 555d Abs. 2 BGB nicht, wenn die Modernisierungsmaßnahmen für den Mieter, seine Familie oder einen Angehörigen seines Haushalts eine Härte bedeuten würde, welche unter Würdigung der berechtigten Interessen sowohl des Vermieters als auch der anderen Mieter in dem Gebäude sowie von Belangen der Energieeinsparung und des Klimaschutzes nicht zu rechtfertigen ist. Der Mieter muss dem Vermieter dabei die Umstände, die eine Härte im Hinblick auf die Duldung oder die Mieterhöhung begründen, bis zum Ende des Monats, welcher auf den Zugang der Ankündigung folgt, mitteilen (§ 555d Abs. 3 BGB). Die Mitteilung muss ebenfalls in Textform geschehen.

Fazit: Die wichtigsten Erkenntnisse rund um das Thema Objektpflege

Instandhaltung, Instandsetzung oder Modernisierung. Von all diesen Begriffen sollten Mieter und Vermieter ein Grundverständnis entwickeln. Für den Vermieter ist es besonders wichtig, diese Aspekte gut zu kennen, da hierbei Kosten umgelegt werden können und eigene Pflichten und Rechte deutlich werden. Etwas ähnliches gilt auch für den Mieter. Dieser stellt im Rahmen dieser Thematik fest, welche Pflichten ihm auferlegt werden können und mit welchen Kosten im Zuge eines Mietverhältnisses zu rechnen ist. Zudem wird für ihn auch deutlich, wie er sich gegen gewisse Maßnahmen wehren kann und welche Kosten und Pflichten der Vermieter nicht auf ihn umlegen kann.

Deswegen sollte aus unserer Perspektive jeder Mieter und Vermieter einen Blick auf diese Thematik werfen und im Zweifelsfall eine Rechtsberatung hinzuziehen. Diese kann sich schnell lohnen, da die Kosten im Streitfall mögliche Beratungskosten stark übersteigen können. Auch in diesem Kontext wird erneut die Wichtigkeit eines guten und genauen Mietvertrages deutlich. Einen Grundsatz, den man im Rahmen dieses Themas mitnehmen sollte, ist das die Objektpflege immer wieder Kosten erfordert.

Wenn diese nur von den Vermietern getragen werden müssen, erhöht dies im Zweifel auf lange Sicht die Mieten. Werden diese Kosten zur Gänze auf den Mieter abgeschoben (soweit möglich), wird dieser auf lange Sicht ein anderes Objekt suchen oder nicht mehr im Stande sein die Kosten zu tragen. Grundsätzlich sollten Mieter und Vermieter offen über diese Thematik sprechen, da sie eine Last für beide Seiten ist und das Ziel immer ein funktionierendes und langfristiges Mietverhältnis sein sollte. Keine Partei profitiert von den Kosten, sondern möchte sie nur so gering wie möglich halten.